SharePoint Online（SPO）のURLが長い？
原因・問題点・短くする方法

SharePoint OnlineのURLはなぜ長くなる？

SharePoint Onlineでは、サイトやフォルダー、ファイルなどの構成によってURLが長くなることがあります。また、共有機能から取得したリンクには、共有に必要な情報が含まれる場合があります。

まずは、SharePointのURLが長く見える主な理由を確認しましょう。

SharePointのサイト・フォルダー・ファイル構造がURLに反映される

SharePoint Onlineでは、サイトの中にドキュメントライブラリやフォルダーを作成し、その中でファイルを管理できます。

階層が深くなったり、フォルダー名やファイル名が長くなったりすると、ファイルのパスも長くなります。

Microsoft 365のSharePointおよびOneDriveでは、デコードされたファイルパス全体について、ファイル名を含めて400文字以内という制限があります。

ただし、これはファイルパスに関する制限です。「共有時に発行されるURLは400文字まで」という意味ではありません。

共有リンクでは長いパラメータが付くことがある

SharePoint Onlineでは、「リンクのコピー」を利用してファイルやフォルダーを共有できます。

共有リンクには、通常のファイルパスとは異なる情報が含まれることがあります。そのため、ブラウザーのアドレスバーに表示されるURLや共有用に取得したURLが長く見える場合があります。

共有リンクにはアクセス許可の設定も関係します。SharePointでは、組織の管理者による制限の範囲内で、共有相手や編集・閲覧などの権限を設定できます。

日本語を含むURLはさらに長く見えることがある

フォルダー名やファイル名に日本語や一部の記号を使用していると、コピーしたURL上では文字が「%」を含む文字列に変換されることがあります。

これはURLで文字を扱うためのエンコードによるものです。

そのため、SharePoint上では読みやすい日本語のファイル名でも、コピーしたURLを見ると非常に長い文字列になっていることがあります。

SharePointのURLが長いことで起こる問題

URLが長いこと自体が、直ちにSharePointの利用上の問題になるわけではありません。

一方、URLをSharePointの外で利用するときには、長さや見た目が業務上の使いにくさにつながることがあります。

メールやチャットで共有しにくい

長いURLをメールやチャットにそのまま貼り付けると、URLだけで何行にもわたることがあります。

本文の中でリンクが目立ちすぎたり、どの資料へのリンクなのか判断しにくくなったりするため、受け取る側にとっても見やすいとはいえません。

特に複数のSharePointリンクを一度に案内すると、どのURLが何を示しているのか分かりにくくなることがあります。

他システムのURL入力欄で扱いにくい

SharePointのURLを別の業務システムやフォームなどへ登録して利用するケースもあります。

入力先のシステムによっては、URLを入力する欄の仕様がSharePointとは異なります。長いURLを前提としていないシステムでは、登録や管理がしにくくなる可能性があります。

この場合、SharePoint側に問題がなくても、連携先の仕様によって長いURLが運用上の課題になります。

資料や印刷物に掲載しにくい

マニュアル、社内資料、チラシなどにSharePointのURLを文字列として掲載する場合も、長いURLは扱いにくくなります。

特に紙面では掲載スペースが限られるため、長い文字列はレイアウトを崩す原因になります。

QRコードを利用する方法もありますが、PC上でURLを直接入力・コピーしたいケースでは、短いURLを併記すると利用しやすくなります。

URLを見ただけでは用途を判断しにくい

SharePointの共有URLが複雑な文字列になっていると、URLを見ただけでは「何のリンクなのか」を判断しにくい場合があります。

複数のURLを社内で管理する場合、担当者自身が用途を把握できなくなることもあります。

短縮URL側で分かりやすい文字列を設定できるサービスを利用すれば、共有用リンクを用途に応じて整理しやすくなります。

SharePointの長いURLを短くする方法

SharePointの長いURLを短くしたい場合は、SharePointから取得した共有リンクを短縮URLサービスへ登録する方法があります。

元のSharePoint URLを変更するのではなく、短いURLを入口として用意し、そこから元の共有リンクへ転送する仕組みです。

SharePointの共有リンクを確認する

まず、共有したいSharePoint上のファイルやフォルダーから共有リンクを取得します。

SharePointでは「リンクのコピー」を利用して共有用リンクを取得できます。リンクを作成するときは、誰がアクセスできるのか、閲覧・編集のどちらを許可するのかなど、必要な共有設定を確認します。

社外共有を行う場合は、組織のSharePoint管理者によって共有方法が制限されていることもあるため、自社の運用ルールに従いましょう。

短縮URLサービスでURLを短縮する

取得したSharePointの共有URLを短縮URLサービスへ登録します。

たとえば、「https://example.sharepoint.com/……」のような長い共有URLに対して、「https://短いドメイン/xxxx」のような短いURLを発行します。

短縮URLへアクセスすると、登録されている元のSharePoint共有URLへ転送されます。

この方法なら、SharePoint上のファイルやフォルダーのURL自体を変更する必要はありません。

短縮URLをメール・チャット・資料などで共有する

発行した短縮URLを、メール、チャット、社内資料、業務システムなど必要な場所で使用します。

利用者は短縮URLへアクセスし、その後、登録されたSharePointのリンク先へ移動します。

つまり、「SharePointの長い共有URLをそのまま配布する」のではなく、「共有しやすい短縮URLを入口として配布する」という使い方です。

SharePointのURLを短縮するメリット

短縮URLを利用する目的は、単にURLの文字数を減らすことだけではありません。

SharePointのリンクを社内外で継続的に利用する場合は、共有や管理のしやすさを改善できる点もメリットになります。

メールやチャットで共有しやすくなる

短縮URLなら、メールやチャットに貼り付けても文章が長いURLで埋まりにくくなります。

リンクの前後に「営業資料はこちら」「社内マニュアルはこちら」といった説明も添えやすくなり、受け取る側にもリンクの目的を伝えやすくなります。

システムやフォームへ登録しやすくなる

SharePointの長いURLを別システムで扱いにくい場合、短縮URLを登録用のURLとして利用できることがあります。

ただし、登録先システムが外部URLやリダイレクトを許可しているかは、事前に確認が必要です。

短縮すれば必ず登録できるわけではないため、連携先の仕様を確認したうえで利用しましょう。

用途ごとにURLを管理しやすくなる

短縮URLサービスによっては、発行したURLを管理画面で確認できます。

たとえば、同じSharePoint上のコンテンツを複数の用途で案内する場合でも、用途ごとに短縮URLを分ければ管理しやすくなります。

短縮URLに任意の文字列を設定できる「カスタムエイリアス」に対応したサービスなら、URL自体に分かりやすい名称を設定する運用も可能です。

さらに、部署やプロジェクトごとに命名ルールを決めておけば、URLを見ただけで用途を判断しやすくなります。たとえば「manual」「sales」「project-a」など、社内で共通ルールを設けておくと、発行数が増えても整理しやすくなります。

独自ドメインならリンクの信頼性を保ちやすい

短縮URLは便利な一方、見慣れないドメインのリンクを受け取った利用者が「アクセスしても大丈夫なのか」と不安に感じることがあります。

法人で継続的に利用する場合は、自社の独自ドメインを使って短縮URLを発行できるサービスも選択肢になります。

社内で使用する短縮ドメインを統一しておけば、利用者に「このドメインは自社で利用している共有リンク」と周知しやすくなります。

SharePointのURLを短縮するときの注意点

短縮URLを使えばSharePointの長いURLを扱いやすくできますが、URLを短くすることとSharePointのアクセス管理は別の問題です。

法人利用では、次の点を確認しておきましょう。

短縮URLから元のリンク先が分かりにくくなる

短縮URLは元の長いURLを隠して表示できる反面、利用者から見るとアクセス先を判断しにくくなります。

そのため、短縮URLだけを唐突に送るのではなく、「SharePointの○○資料はこちら」のようにリンク先の説明を添えることが重要です。

法人利用では、短縮URLのドメインを社内で統一することも、利用者の不安を減らす方法の一つです。

社内で利用する短縮URLサービスを統一する

担当者ごとに異なる無料短縮URLサービスを利用すると、誰がどのリンクを発行したのか分からなくなる可能性があります。

また、担当者の異動や退職後に、短縮URLの管理方法が分からなくなることも考えられます。

業務で継続利用する場合は、会社として利用するサービスや発行ルール、管理担当者などを決めておくとよいでしょう。

具体的には、「誰が短縮URLを作成できるか」「命名ルールをどうするか」「不要になったURLをいつ削除・停止するか」といった運用ルールを決めておくと管理しやすくなります。URLを作る仕組みだけでなく、発行後の管理方法まで決めておくことが、法人利用では重要です。

SharePoint側のアクセス権限は別途管理する

重要なのは、短縮URLにしたからといってSharePoint側のアクセス権限そのものが置き換わるわけではないことです。

SharePointでは、共有リンクを作成するときにアクセス対象や権限を設定できます。組織の管理者によって、利用可能な共有方法が制限されている場合もあります。

そのため、短縮URLはあくまで「SharePointの共有URLへアクセスするための入口」と考え、ファイルやフォルダーの共有権限はSharePoint側で適切に管理しましょう。

法人利用ではURLの管理・セキュリティも確認する

法人で短縮URLを利用する場合は、「URLを短くできるか」だけでサービスを選ばないことが重要です。

たとえば、次のような点を確認します。

• 発行した短縮URLを管理できるか
• 独自ドメインを利用できるか
• 分かりやすい文字列を設定できるか
• 利用期間を設定できるか
• パスワードを設定できるか
• IPアドレスによるアクセス制限ができるか

利用するSharePointコンテンツの重要度や共有範囲に合わせて、必要な機能を選びましょう。

SharePointの長いURLを法人で管理するならhanaco

法人でSharePointの長いURLを継続的に短縮する場合は、URLを作るだけでなく、発行後の管理まで考える必要があります。

短縮URLサービス「hanaco」では、管理画面から短縮URLを作成し、作成したデータの確認やアクセス数の集計などを行えます。
プランに応じて、独自の短縮ドメインやカスタムエイリアス、パスワード設定、IP制限などにも対応しています。
たとえば、SharePointの共有URLを用途別に短縮し、社内で決めた短縮ドメインを使って管理するといった運用が可能です。

また、同じSharePoint上のファイルを複数の部門や施策で案内する場合、用途ごとに短縮URLを分けて発行することで、どの経路からアクセスされたかを確認する運用にも活用できます。SharePoint上の元URLはそのままに、共有側のURLを整理して管理できる点が特徴です。

ただし、hanacoのパスワード設定やIP制限などは、SharePoint本体のアクセス権限を変更する機能ではありません。
SharePoint側ではMicrosoft 365の共有設定・アクセス権限を適切に管理し、そのうえで短縮URL側にも必要な管理機能を組み合わせるという考え方が重要です。

SharePointの共有URLが実際にどのような短縮URLになるのか確認したい場合は、無料トライアルで実際に短縮URLを作成できます。

参考情報

• Microsoft Learn「SharePoint limits」
• Microsoft Support「Sharing files, folders, and list items」
• Microsoft Support「OneDrive と SharePoint で共有とアクセス許可を管理する」

よくある質問

まとめ

SharePoint OnlineのURLは、サイトやフォルダー、ファイルの構成、共有リンクなどによって長くなることがあります。

URLが長くてもSharePoint上で問題なく利用できる場合はありますが、メールやチャットでの共有、別システムへの登録、資料への掲載などでは扱いにくくなることがあります。

そのような場合は、SharePointの元URLを変更するのではなく、短縮URLを共有用の入口として利用する方法があります。

法人で継続的に利用するなら、URLの短さだけでなく、独自ドメイン、URL管理、アクセス制御など、運用に必要な機能も確認しましょう。

また、短縮URLを導入する場合は、作成方法だけでなく、社内で利用するサービスの統一、命名ルール、管理担当者、SharePoint側の権限設定まで含めて運用を設計することが重要です。

hanacoでは無料トライアルで実際に短縮URLを作成できます。SharePointの長い共有URLをどのように短縮できるか、実際の運用を想定しながら確認できます。

この記事について

本記事は、法人向け短縮URLサービス「hanaco」の企画・開発・運営に携わるメンバーが実務経験をもとに制作しています。

公開前には内容確認・編集・校正を実施し、公開後も制度改正や仕様変更に応じて定期的に更新しています。

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短縮URLサービスをお探しの方へ

SharePointの長い共有URLを業務で継続的に利用する場合は、短くするだけでなく、発行後の管理やアクセス状況も確認できる仕組みがあると便利です。

hanacoでは、長いURLの短縮、アクセス数の確認、カスタムエイリアス、有効期限設定などに対応しています。プランによっては独自の短縮ドメイン、パスワード設定、IP制限も利用できます。

SharePointの共有URLを実際に短縮して確認したい場合は、無料トライアルをご利用いただけます。

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